El rápido cambio hacia el trabajo híbrido y a distancia durante la pandemia provocó una explosión de reuniones virtuales. Aunque el objetivo de las reuniones era fomentar la colaboración, con frecuencia creaban una sensación de agobio que reducía la productividad. A medida que las organizaciones se asientan en acuerdos de trabajo híbrido y remoto a largo plazo, abordar el agobio de las reuniones es una prioridad absoluta, como les digo a mis clientes a los que ayudo en la transición al trabajo híbrido.
Hablé con Gil Makleff, cofundador de Sembly AI, y Michael Weis, Director de Desarrollo de Negocio de Speech Processing Solutions, sobre cómo la inteligencia artificial puede ayudar a las organizaciones y a los empleados a gestionar mejor las reuniones.
Promesas y dificultades de las reuniones a distancia
Las reuniones a distancia amplían el acceso a candidatos y talentos. Las organizaciones pueden contratar desde cualquier lugar en lugar de hacerlo sólo localmente. Los empleados disfrutan de un mayor equilibrio entre trabajo y vida privada sin largos desplazamientos. Sin embargo, las reuniones virtuales también tienen desventajas.
Makleff explicó que "la cohesión del equipo es realmente importante" en el trabajo híbrido y a distancia. Weis añadió que al principio muchas organizaciones se limitaban a decir a los empleados "tomá tu portátil y ponete a trabajar" desde casa. Pero la productividad depende de que en este nuevo entorno se disponga de la configuración de oficina, la tecnología y el protocolo de reuniones adecuados.
Utilizar la IA para aumentar la productividad de las reuniones
Los asistentes virtuales con IA crean resúmenes, notas y seguimientos de las reuniones. Esto reduce el cansancio de las reuniones y el miedo a perderse algo. Los empleados que faltan a las reuniones pueden ponerse al día rápidamente sobre los puntos clave del debate y los puntos de acción.
Makleff puso un ejemplo al pedirle al asistente de IA: "Dame los cinco puntos clave de la reunión, escribe un correo electrónico a mi equipo y hazlo en menos de 180 palabras". La IA generó un resumen conciso y un seguimiento en cuestión de minutos.
Integración en las herramientas existentes
Muchas organizaciones utilizan docenas de apps y plataformas de comunicación como Slack y Microsoft Teams. Añadir otra app provoca quebraderos de cabeza en la gestión del cambio.
Afortunadamente, el asistente virtual se integra en las herramientas existentes. Como explica Makleff, "ni siquiera es necesario cambiar la forma de trabajar al aplicar esta nueva tecnología". Por ejemplo, la IA puede compartir notas de reuniones a través de Slack o añadir tareas a Microsoft Planner en función de los puntos tratados en la reunión.
La necesidad de protocolos y etiqueta
Aunque la IA aumenta las reuniones, las organizaciones siguen necesitando protocolos y etiqueta adecuados. Makleff señaló que "la gobernanza es realmente importante" a la hora de implantar estas herramientas. Las empresas deben decidir el tipo de reuniones en las que debe incluirse el asistente virtual y los protocolos internos y externos para compartir la información de las reuniones, incluidas las notas de reunión generadas por la IA.
Weis subrayó que la educación de los usuarios y la transparencia son fundamentales. El asistente de IA debe demostrar un aumento de la eficiencia, no solo una novedad. Las organizaciones necesitan "reglas para unirse a una reunión o cultura de reunión". La IA mejora la colaboración humana cuando se introduce de forma meditada
Mejorar continuamente las reuniones
Makleff prevé que las reuniones pasen de ser eventos puntuales a conversaciones continuas. Los participantes pueden marcar momentos para revisarlos más tarde o plantear preguntas aclaratorias a través de plataformas de colaboración.
Weis está de acuerdo en que el asistente de IA mejora el intercambio de información y el seguimiento después de las reuniones. Esto garantiza que todos tengan el mismo nivel de conocimientos.
La vanguardia de los asistentes de IA
Makleff señaló que la IA generativa como ChatGPT permitirá a los asistentes resumir las reuniones con una sofisticación cada vez mayor. Prevé una IA que añada por arte de magia las notas y el seguimiento de las reuniones directamente en las aplicaciones pertinentes del ecosistema de aplicaciones del usuario.
Weis destacó la importancia del audio de alta calidad y del reconocimiento de voz para la transcripción de la IA. Explicó que Speech Processing Solutions proporciona los micrófonos y el hardware necesarios para que el audio de las reuniones sea nítido. La IA de Sembly genera resúmenes de las reuniones a partir de las transcripciones de audio.
El futuro de las reuniones
Los asistentes de reuniones con IA han pasado de ser una novedad a ser una necesidad en los últimos dos años. Ayudan a las organizaciones y a los empleados a mantenerse alineados y productivos a pesar de una menor interacción cara a cara.
Con los protocolos y la etiqueta adecuados, la IA puede hacer que las reuniones sean más inclusivas y eficientes. La colaboración entre SSpeech Processingolutions y Sembly AI muestra la vanguardia del procesamiento del lenguaje natural aplicado al lugar de trabajo. Las reuniones nunca volverán a ser lo mismo.
Una memoria perfecta
Makleff comentó que crear su nube de reuniones permite a los usuarios acceder a una "memoria perfecta" mediante la búsqueda por palabras clave en todas las reuniones y "recordar" a la perfección conversaciones que ocurrieron hace meses en cuestión de minutos es importante para muchos usuarios.
Weis compartió que esto puede funcionar en todas las plataformas, no sólo para grandes reuniones, sino también para usuarios individuales que utilicen sus tecnologías Philips Voice Tracer.
El estreno de los asistentes de reuniones
Makleff compartió que la capacidad de conectarse a zoom, Microsoft Teams y Google Meet es una característica importante en muchas organizaciones que se centran en Microsoft pero que necesitan interactuar con proveedores o clientes en otras plataformas como Zoom y Google Meet.
Weis comentó que este acceso entre plataformas es crucial para tener una comunicación abierta con las partes internas y externas de la organización. La facilidad de uso es especialmente importante.