Trabajo remoto: 7 consejos para trabajar en distintos husos horarios simultáneos (y no confundirte)
Daniel Colombo Facilitador y Máster Coach Ejecutivo
En la era de la globalización y el trabajo remoto, es cada vez más común encontrarnos colaborando con personas ubicadas en diferentes husos horarios. Si bien esto ofrece una gran flexibilidad y oportunidades, puede plantear desafíos a la hora de coordinar reuniones, programar compromisos y mantener una comunicación efectiva.
Todo lo que traigo está basado en mi experiencia de estar permanentemente viajando por mi labor, y necesitando adaptarme a horarios y clientes en países muy diversos. Debo confesarte que alguna vez me ha pasado de sufrir confusiones de horarios, o no saber cuántas zonas del tiempo hay en un mismo país.
Por ejemplo, hay decenas de territorios que tienen más de un horario; los diez con mayor número de variaciones son Rusia, Reino Unido, Australia, Canadá, Dinamarca, Nueva Zelanda, Brasil, Estados Unidos, Francia y México.
7 tips para que tu agenda multipaís no sea un caos
Para ayudarte a trabajar de manera exitosa con personas en distintos usos horarios, aquí encontrarás siete tips que evitarán que cometas errores y puedas aprovechar al máximo las herramientas disponibles:
1-Establece una comunicación clara y transparente
Cuando trabajas con personas en diferentes ciudades del mundo es crucial establecer canales de comunicación en común, y no guiarte sólo por tus preferencias. Las diferencias culturales hacen que tengamos distintas costumbres y la intención es colaborar eficazmente entre todos.
Un punto inicial es explicar claramente las diferencias de horario, incluyendo espacios para descansar, almorzar, cenar, etcétera, ya que esto también influirá decisivamente en la organización personal y de cada equipo.
Lo ideal es preguntar las preferencias del equipo respecto a formas de comunicación, qué temas, en qué momentos, cómo fijar prioridades, y ayudarse mutuamente a lograr los objetivos.
Cuando estos aspectos están definidos, se pueden mantener sistemas de mensajería instantánea para reconfirmar citas, reenviar links y asegurarse de que tu horario sea el correcto y llegues a tiempo.
2-Utiliza herramientas de planificación y calendario
Para evitar errores al agendar compromisos, aprovecha las herramientas de planificación y calendario disponibles que, prácticamente, tienen habilitados permisos en todo el mundo. Algunas de las más usuales son las que están integradas a los sistemas de correo, principalmente Google Calendar y Microsoft Outlook.
Además, casi todas las aplicaciones existentes permiten integraciones con el e-mail que utilizas. Entre las más populares están WeNote, ACalendar, Slack, Evernote, OneView Calendar, Trello, Task, Asana y Calendly.
La recomendación es que, si llevas otro registro -por ejemplo, en papel- empieces a hacerlo definitivamente en digital, aunque mantengas la agenda tradicional.
3-Asegúrate de seleccionar correctamente la zona horaria en cualquier calendario digital que utilices
Ni bien elijas la herramienta apropiada, tendrás la opción de que tu computadora o celular detecten automáticamente el lugar donde estás, para ajustar los calendarios.
Recuerda que, pese a tener esa función activada, necesitas verificar siempre que hayas seleccionado la zona horaria correcta al crear eventos y reuniones.
4-Conoce los husos horarios: trucos sencillos
Es esencial familiarizarte con los husos horarios de las personas con las que trabajas. Mantén una lista o un mapa visual para tener siempre presente la diferencia horaria entre tu ubicación y la de tus colaboradores. Esto te ayudará a evitar confusiones y asegurarte de programar reuniones en horarios adecuados para todos.
También puedes descargar alguna app en tu celular de reloj mundial, donde agregarás países para tener referencia de qué hora es allí.
Del mismo modo, si eres más tradicional, puedes colocar un mapamundi impreso en una cartelera, y puedes marcar los sitios donde están tus colegas. De esta forma empezarás a entender el tema de países que tienen horarios más adelante o atrás que el tuyo. Este recurso parece antiguo (y lo es): ¡pero funciona!
5-Establece reuniones recurrentes
Generalmente en los equipos hay encuentros que se repiten con cierta frecuencia. Lo ideal es consensuar ciertos días y horarios para hacer las reuniones. De esta manera, podrás establecer una estructura y minimizar la necesidad de coordinar constantemente cada encuentro.
En los calendarios puedes sistematizar esta función. Sin embargo, sé flexible y ten en cuenta que puede haber ocasiones en las que sea necesario ajustar el horario para acomodar a todos los participantes.
También recuerda grabar para que quienes no llegaron por cualquier motivo, puedan revisar las reuniones, especialmente si se abordan temas relevantes; y, por favor, no sobrecargues las agendas -de por sí intensas- con reuniones para temas que se pueden resolver por otras vías.
6-Utiliza herramientas de videoconferencia
Las herramientas de videoconferencia, como Zoom, Microsoft Teams, Google Meet y Skype, entre otras, nos dan la oportunidad de facilitar la comunicación viéndonos con colegas en diferentes lugares. Asegúrate de familiarizarte con las funciones básicas y avanzadas, para aprovecharlas al máximo. Casi todas pueden integrarse con los calendarios, y, con un solo click, estar conectados.
7-Ten en cuenta los festivos por países
Para terminar, hay muchas variaciones culturales en equipos que son multigeneracionales y que están dispersos por el mundo. Sugiero realizar una sensibilización que fomente el conocimiento mutuo, no sólo presentando en un e-mail a un nuevo integrante, sino en ciertos espacios más distendidos y coloquiales. En una empresa con la que trabajo incorporaron la dinámica de mostrar alguna tradición de los países, para empezar a intercambiar información y sentimientos propios, más allá del trabajo que los reúne.
También es importante que conozcas las fechas no laborables de cada lugar, qué se celebra y algunos detalles para establecer un mejor rapport, por ejemplo, felicitando, alentando y reconociendo. Como lees, la comunicación es fundamental, y cuánto más la personalices, mejor será el resultado que obtendrás.
Del mismo modo, hay algunos colegas que pueden estar trabajando en horarios no convencionales. De allí que lo recomendable es que establezcas una cultura de respeto y flexibilidad, comprendiendo las necesidades individuales, y evitando al máximo las demandas fuera de las horas establecidas.
En muchas empresas con las que trabajo, se fomenta el respeto por los horarios de descanso y se promueve la autonomía en la gestión del tiempo, algo que es para imitar en otro tipo de organizaciones verticalistas donde parece que no hay límites.
Y, como todos lo hemos comprobado, la distancia física afecta los vínculos interpersonales, incluso en el trabajo. El rol de quien lidera y de cada integrante de un equipo, es mantener un espacio de bienestar, cercanía virtual y acompañamiento colaborativo, salvando los miles de kilómetros físicos.
Daniel Colombo
Facilitador y Máster Coach Ejecutivo especializado en alta gerencia, profesionales y equipos; mentor y comunicador profesional; conferencista internacional; autor de 32 libros. LinkedIn Top Voice América Latina. Coach profesional certificado por ICF en su máximo nivel, Coach certificado, Miembro y Mentor en Maxwell Leadership, el equipo de John Maxwell.
YouTube.com/DanielColomboComunidad
www.facebook.com/DanielColomboComunidad
Podcast en Spotify y en Wetoker, iTunes, TN y Google Podcast.
🎤 Charlas y entrenamientos: click aquí
