¿Tu equipo de trabajo sufre desbordamiento? Seguramente no sea porque no tengan tiempo suficiente. Es muy probable que se estén ahogando en actividades innecesarias e ineficiencias que les impiden centrarse en el trabajo verdadero que genera resultados reales.

Según estudios de la empresa de investigación IDC, la ineficacia cuesta a las empresas entre un 20% y un 30% de sus ingresos cada año. Y muchas de esas ineficiencias están ocultas a plena vista.

Nick Sonnenberg tiene algunas ideas probadas que pueden ayudar. Es fundador y director ejecutivo de Leverage, una consultora líder en eficiencia operativa que ayuda a las empresas a implantar prácticas empresariales inteligentes. Su libro es Come Up for Air: How Teams Can Leverage Systems and Tools to Stop Drowning in Work.

Para lograr una eficiencia sólida, Sonnenberg aboga por un marco que denomina CPR (comunicación, planificación y recursos). Dice que este marco nació de la necesidad.

“En un momento en que estaba construyendo mi negocio, mi cofundador se fue con dos minutos de preaviso y el negocio estaba en rápido declive", dice. "Teníamos enormes ineficiencias que nos estaban frenando, y vi un camino a seguir si podía arreglarlas. Así que eso es lo que hice, y en el proceso desarrollé los componentes básicos del Marco CPR”.

Algunos de sus clientes vieron los resultados y le pidieron ayuda para sus negocios. Pronto se dio cuenta de que todas las empresas con las que trabajaba se enfrentaban a los mismos problemas que él. Todos esos problemas se agrupaban en tres categorías: comunicación, planificación y recursos: RCP.

“Todas las empresas necesitan comunicarse internamente con su equipo y externamente con clientes, socios, proveedores, etc.”, afirma. “Todas las compañías necesitan planificar y gestionar todo el trabajo que hay que hacer. Y toda empresa necesita hacer un seguimiento de todos los recursos y activos que mantienen el negocio en marcha”.

Sonnenberg afirma que se han hecho muchas pruebas y ajustes con el marco CPR, y que ya se ha implantado con éxito en miles de empresas.

Cita al experto en gestión de la vida laboral David Allen: “Tu cerebro está para tener ideas, no para retenerlas”.

Entonces, ¿cómo se aplica esa opinión a la eficacia personal y organizativa?

“Si estás constantemente intentando recordar ideas pasadas o hacer un seguimiento de las 'notas mentales', nunca podrás centrarte en lo que más importa", afirma Sonnenberg. "Así que hay que desarrollar sistemas no sólo para retener esas ideas, sino para recuperarlas fácilmente en el futuro”.

A nivel personal, dice, esto puede lograrse con una lista de tareas pendientes, una hoja de cálculo, un calendario, etc. Pero a nivel organizativo, la cosa se complica un poco más.

“Una gran parte del marco CPR consiste en alinear a los equipos sobre cuándo y cómo utilizar herramientas comunes en el lugar de trabajo para resolver exactamente este problema”, afirma. “Cuando los equipos se alinean sobre dónde debe vivir cierta información, todo el mundo puede adoptar la filosofía de David Allen. Pero lo más importante es que todos pueden encontrar fácilmente esa información más tarde, incluso si no la almacenaron ellos mismos inicialmente”.

A la hora de implantar nuevas herramientas o procesos, ¿qué preguntas deberían hacerse los líderes y los miembros del equipo?

“La saturación de herramientas es un gran problema, por lo que es importante pensar detenidamente antes de añadir una nueva herramienta a la pila tecnológica”, afirma Sonnenberg. Añadir algo que no es necesario puede causar más problemas de los que se tenían al principio.

Siempre que se vaya a implantar una nueva herramienta, es buena idea aclarar algunas cuestiones básicas, como: ¿Por qué la implantamos? ¿En qué beneficiará a nuestro equipo? ¿Qué objetivos nos ayudará a alcanzar? ¿Qué comportamientos debemos fomentar para adoptarla? Esto ayudará a aclarar si la herramienta es la solución adecuada a su problema, y si va a merecer la pena el tiempo y el esfuerzo necesarios para implantarla y formar a su equipo.

¿Qué consejos profesionales puede ofrecer Sonnenberg para mejorar la calidad -y reducir la frecuencia- de las reuniones?

"Hay muchos, dice, pero el más impactante es cambiar la mentalidad sobre cuándo hay que celebrar reuniones y para qué deben utilizarse. Las reuniones deben servir para intercambiar ideas y debatir en colaboración”, afirma. “La mayoría de las demás cosas se pueden gestionar de forma asíncrona”.

Un ejemplo es lo que él llama “reportes”.

“Cada vez que alguien da una actualización o informa sobre las estadísticas en una reunión, se puede hacer de forma asíncrona a través de un mensaje o una grabación de vídeo antes de la reunión. Todo el mundo puede revisar la información en su tiempo libre y reducir la duración de la reunión o disponer de más tiempo para un debate significativo”.

Sonnenberg es un gran fan de las herramientas de gestión del trabajo, con especial afecto por una llamada Asana.

“Honestamente, no puedo imaginar tratar de dirigir un negocio sin una herramienta de gestión del trabajo”, dice. “Estas herramientas son como listas de tareas pendientes con esteroides, y sirven para organizar todo el trabajo que hay que hacer en una empresa”.

Asegura que la mayoría de las herramientas de gestión del trabajo tienen un formato similar que permite a los usuarios crear “proyectos” y luego llenarlos de “tareas” que tienen asignados responsables y fechas de entrega. Esto significa que puedes trazar todo el trabajo que hay que hacer para completar una iniciativa, y cada paso se asigna a alguien con una fecha de vencimiento y la información que necesita para completarlo, explica. “Las herramientas de gestión del trabajo garantizan que éste se realice siempre en el orden correcto, por la persona adecuada, a tiempo y sin duplicar esfuerzos. Además, hacen que el trabajo sea más transparente, ya que cualquiera puede entrar en la herramienta y ver en qué están trabajando los demás o supervisar el progreso de los proyectos”.

Antes de añadir una tarea a su plan de trabajo, ¿qué preguntas debe hacerse la gente?

Sonnenberg dice que mucha gente se acostumbra a hacer todo lo que se le asigna sin cuestionarlo nunca, y eso puede llevar a ahogarse en trabajo innecesariamente.

Así que sugiere tres preguntas:

1. ¿Es necesario hacerlo? (Quizá sea irrelevante, innecesario, no sea un buen uso del tiempo o no esté en línea con los objetivos de tu organización).
2. ¿Es necesario que lo haga yo? (Tal vez haya otra persona más adecuada para ello, o podría automatizarse).
3. ¿Es necesario que lo haga yo ahora? (¿Es lo suficientemente importante como para hacerlo ahora o puede posponerse?)
   
    

Estas preguntas pueden ayudarte a evitar perder el tiempo en cosas que son innecesarias, de las que se ocuparía mejor otra persona o que no son una prioridad inmediata.

¿Te frustra el tiempo que a veces tardas en encontrar la información que necesitas para continuar con tu trabajo? Puede que sea un correo electrónico. O un mensaje de Slack. ¿Un documento de Google? ¿Y dónde está el enlace que necesitas?

Sonnenberg siente tu dolor. Se refiere a esa pérdida de tiempo como "la búsqueda del tesoro". De repente, lo que debería haber llevado unos segundos se convierte en cinco, diez o incluso quince minutos. A lo mejor no encuentras la información. Así que tienes que recurrir a otra persona para que la busque. Ahora también están perdiendo el tiempo.

“Se trata de un fenómeno demasiado común en el lugar de trabajo, que ocurre cuando la gente hace lo que le resulta más fácil en el momento, sin pensar en las consecuencias a largo plazo”, explica. “Puede que lo más fácil para ti sea enviar por correo electrónico esas notas de la reunión a un compañero de trabajo, pero si otra persona necesita encontrarlas en el futuro, va a acabar en una búsqueda del tesoro”.

La solución, según Sonnenberg, es optimizar la recuperación de la información. En otras palabras, hay que decidir en equipo dónde debe almacenarse determinada información y tomarse el tiempo necesario para guardarla en el lugar adecuado. Así, los demás podrán encontrarlas más tarde. “Esto puede costar algo de tiempo extra a corto plazo", reconoce Sonnenberg, "pero ahorrará muchas horas a largo plazo cuando se reparta entre todo un equipo”.

Como dice el subtítulo de su libro, se trata de aprovechar sistemas y herramientas. Y utilizar el sentido común, que a veces no parece tan común.

 

*Publicada en Forbes US