Muchos de nosotros usamos "eficiencia" y "productividad" indistintamente. ¿Pero sabías que, si bien los dos van de la mano, son conceptos completamente diferentes? La productividad se refiere a la cantidad de trabajo que se pueden completar en un período de tiempo específico. La eficiencia, en cambio, se centra en lograr la misma cantidad de trabajo con menos recursos. Entonces, mientras la productividad se centra en la cantidad, la eficiencia se centra en medir la calidad.
Al aumentar la productividad, podés completar más proyectos en el mismo período de tiempo. Impulsar la eficiencia significa utilizar menos recursos para realizar la misma cantidad de trabajo. Por ejemplo, imaginá que tenés dos gerentes haciendo llamadas en frío. En una hora, Patricia hace 40 llamadas mientras que Robert hace 20. En este caso, Patricia es más productiva. Ahora imaginá que les das a ambos gerentes una lista de 50 números de teléfono. Robert completa su lista en 30 minutos, mientras que Patricia completa la suya en 45 minutos. En estas circunstancias, Robert es más eficiente porque finaliza la misma cantidad de llamadas en menos tiempo.
¿Cómo utilizar estos conceptos para lograr los mejores resultados en el trabajo? La respuesta es equilibrar ambos con éxito. Repasemos cinco métodos valiosos que te ayudarán a aumentar la eficiencia y la productividad en el lugar de trabajo.
Implementar bloqueo de tiempo
Si no controlás tu horario, él te controlará a vos. Por eso es tan importante adoptar conceptos de gestión del tiempo como el bloqueo del tiempo. El bloqueo de tiempo se refiere a dividir el día en bloques de tiempo, cada uno de los cuales se dedica a una tarea diferente. Por ejemplo, podrías tener un bloque para revisar el correo electrónico, otro para trabajar en una propuesta de un cliente y otro para una serie de reuniones. De esta manera, tu agenda está planificada con anticipación, por lo que no necesitás decidir en qué concentrarte.
Gestioná tu energía
Además de gestionar el tiempo, regular tu energía es fundamental. ¿Alguna vez te encontraste empezando con fuerza por la mañana y luchando por mantenerte despierto por la tarde? Si sabés cuándo son tus picos y valles de energía a lo largo del día, podés planificar en consecuencia. Utilizá el momento en que estés más alerta para concentrarte en proyectos complejos. Luego, aprovechá los momentos de poca energía para abordar tareas más simples y aburridas, como limpiar tu bandeja de entrada.
Eliminar distracciones
Las distracciones en el lugar de trabajo provocan productividad y pérdidas financieras. Una encuesta realizada por Economist Impact, patrocinada por Dropbox, reveló que a nivel mundial los gerentes luchan por mantener la concentración, con 683 horas perdidas por distracciones al año. Y en Estados Unidos, cada año se pierde la friolera de US$ 468.000 millones debido a distracciones. Pero no son sólo las distracciones las culpables. Una vez que tu atención se descarrila, se necesitan aproximadamente 23 minutos y 15 segundos para volver a la normalidad, según un estudio de la Universidad de California en Irvine. Entonces, si estás trabajando en un proyecto que requiere concentración, eliminá cualquier distracción tecnológica. Eso significa cerrar tu correo electrónico, Slack y navegador web, y silenciar cualquier otra notificación que pueda desviar tu atención. Otra idea es invertir en auriculares con cancelación de ruido. Pueden evitar que escuches ruidos no deseados y señalar a quienes te rodean que está "en la zona" y no podés charlar.
Adoptá la tarea única
Vivimos en un mundo acelerado donde la multitarea es demasiado común. Sin embargo, el cerebro humano no está diseñado para centrarse en más de una tarea compleja a la vez. Cuando alternás entre proyectos, perdés concentración, tiempo e impulso. En lugar de hacer malabarismos con múltiples demandas, concentrate en una tarea a la vez para hacer más cosas y sentirte menos estresado. La tarea única también aumenta la creatividad para que puedas generar un trabajo de alta calidad.
Dejá ir la perfección
El perfeccionismo, si bien se asocia con una sólida ética de trabajo, puede llevar mucho tiempo y ser contraproducente. Debido a que la perfección es una meta inalcanzable, genera estrés y ansiedad. Alternativamente, practicá mirar el panorama general y establecer metas realistas. Una vez que alcances un objetivo, por pequeño que sea, recompensate. En última instancia, no se trata de bajar los estándares, sino de centrarte en el progreso frente a la perfección.
Una vez que tu atención se descarrila, se necesitan aproximadamente 23 minutos y 15 segundos para volver a la normalidad,
Si bien productividad y eficiencia no son sinónimos, son interdependientes. Al aprender a aprovechar estas estrategias, podrás equilibrar ambas con éxito, obtener resultados consistentes y trabajar de manera más inteligente en lugar de más duro.