A medida que cambian las exigencias de los consumidores, las empresas y los proveedores de servicios, cambian también las herramientas tecnológicas necesarias para llevar a cabo tareas específicas y procesos cotidianos. Con las nuevas tecnologías que se desarrollan e implantan cada día, las organizaciones necesitan reevaluar sus procesos y operaciones para determinar dónde pueden introducirse mejoras.
Esto es especialmente cierto para los directores financieros (CFO), ya que sus funciones evolucionan constantemente para satisfacer las necesidades tanto de su organización como de los consumidores a los que sirven. Las organizaciones actuales tienen que seguir el ritmo de la tecnología, especialmente en el ámbito de la planificación y el análisis financiero.
Como director financiero de una empresa tecnológica que proporciona software de marketing de resultados y diversas soluciones de automatización del marketing, parte de mi responsabilidad es asegurarme de que nuestra organización dispone de las herramientas necesarias para agilizar los procesos internos y atender las demandas de nuestros clientes.
Estos son algunos factores que debés tener en cuenta a la hora de implantar soluciones tecnológicas en tu organización.
Especifica las áreas que requieren más eficacia
A medida que se dispone de nuevas innovaciones tecnológicas, se pueden completar más procesos operativos empleando dichas herramientas. Los directores financieros pueden identificar las áreas de la empresa que pueden funcionar de forma más eficiente aprovechando las soluciones tecnológicas. Para los departamentos de contabilidad, herramientas tecnológicas como las plataformas de planificación de recursos empresariales y los generadores automáticos de facturas pueden ayudar a los equipos a ahorrar tiempo automatizando tareas repetitivas que consumen mucho tiempo.
Adaptándose a las nuevas soluciones de contabilidad integrada y utilizándolas, los directores financieros pueden asegurarse de que sus equipos financieros emplean su tiempo y recursos en tareas más urgentes que requieren pensamiento crítico. En última instancia, esto evita que los miembros del equipo entren en modo de piloto automático -lo que suele ocurrir cuando se centran en tareas tediosas- y, a su vez, los prepara para asumir funciones más importantes dentro de la empresa.
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Toma la iniciativa a la hora de implantar soluciones tecnológicas
Como director financiero, tenés una visión total de toda tu empresa, ya que todos los aspectos de las operaciones están vinculados a las finanzas de la empresa: flujo de caja, balance, cuenta de resultados, etc. Así entonces, las finanzas de una empresa ayudan a conocer el rendimiento de cada departamento de la organización.
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Por ejemplo, las finanzas de una empresa detallan cómo fluye el dinero a cada departamento. Los directores financieros analizan las finanzas para identificar qué departamentos generan más ingresos y cuáles obtienen peores resultados. Tras analizar las finanzas, los directores financieros pueden sugerir dónde pueden implantarse soluciones tecnológicas. Para hacerlo con eficacia, los directores financieros deben mirar más allá de los números y evaluar cómo colaboran los equipos para valorar la calidad y eficiencia de sus operaciones.
Realizá una evaluación de costos para identificar las áreas en las que pueden ser necesarias actualizaciones tecnológicas y determiná si estas actualizaciones añadirán valor a tus operaciones financieras. Recordá que más nuevo no significa necesariamente mejor. Por tanto, debés invertir en soluciones y actualizaciones tecnológicas que mejoren la eficiencia en todos los ámbitos.
Tomando la iniciativa e identificando las áreas en las que las soluciones tecnológicas pueden resolver problemas concretos, los directores financieros pueden ayudar a garantizar una transición fluida al implantar nuevas tecnologías.
Revisa los sistemas actuales solo si es necesario
Aunque hoy en día muchas organizaciones aprovechan la oportunidad de implantar soluciones actualizadas para sustituir los sistemas heredados, no es necesario realizar una revisión sólo porque haya nuevas tecnologías disponibles.
Digamos que tu empresa está considerando utilizar un software de contabilidad basado en la nube, por ejemplo. Que cambiar a un software de contabilidad basado en la nube tenga sentido o no depende de las necesidades específicas de tu empresa. En el mercado ultracompetitivo actual, las ventajas de la accesibilidad, las actualizaciones en tiempo real, la escalabilidad y las actualizaciones y copias de seguridad automáticas suelen pesar más que cualquier preocupación sobre un sistema basado en la nube. Pero aunque un sistema de contabilidad basado en la nube pueda ofrecer más funciones, tiene que añadir un valor real para que la revisión de los sistemas actuales tenga sentido.
La clave es comprender plenamente por qué estás cambiando a una nueva tecnología e implantándola. Que ciertas tareas y procesos puedan realizarse con herramientas tecnológicas avanzadas no significa necesariamente que tu empresa necesite un nuevo software.
Tené en cuenta mis reflexiones finales
Implantar una nueva tecnología puede aportar diversas soluciones a cualquier organización. Además de reducir el trabajo manual automatizando tareas cotidianas como la introducción y el procesamiento de datos, las soluciones tecnológicas pueden proporcionar datos y análisis en tiempo real, permitiendo así a los equipos financieros tomar mejores decisiones y aumentar la productividad.
Estas soluciones son beneficiosas para la planificación y previsión financieras estratégicas. Al mismo tiempo, sin embargo, los directores financieros deben asegurarse de que sus equipos financieros no pierdan el contacto con el pensamiento crítico al confiar en la tecnología para hacer la mayor parte del trabajo.
A pesar de que cada día hay más tecnología disponible, es importante recordar que, por muy sólida que sea una solución de software, el talento humano nunca puede ser sustituido totalmente por estas herramientas. El software sólo puede analizar números y datos, pero hay procesos que no será capaz de completar. Por ejemplo, la colaboración entre los miembros del equipo sigue siendo necesaria para agilizar los procesos y mejorar la eficacia general. Esta es un área en la que el capital humano triunfa sobre cualquier forma de tecnología.
Depende de vos, como director financiero y como uno de los líderes de tu organización, asegurarte de que tu departamento financiero conserva un toque humano como parte de sus operaciones diarias. Al final, el aumento de la productividad consiste en equilibrar el talento humano con la innovación tecnológica.
*Con información de Forbes US.
