A medida que se acercan las fiestas de fin de año, las startups en crecimiento suelen enfrentarse al desafío de equilibrar el merecido tiempo libre de sus empleados con el mantenimiento de las operaciones esenciales. Adaptarse a estos cambios de horarios puede ser complejo y requiere planificación estratégica y comunicación clara.
A continuación, 17 miembros del Forbes Coaches Council comparten sus perspectivas sobre cómo gestionar eficazmente los horarios de vacaciones, priorizando tanto el bienestar de los empleados como la eficiencia operativa. Estas ideas pueden ayudarte a diseñar un plan de vacaciones que mantenga a todos satisfechos y garantice la continuidad del negocio durante la temporada festiva.
1. Cerrar la oficina entre Navidad y Año Nuevo
Una estrategia que aprendí en una empresa donde trabajé fue cerrar la oficina durante esa semana. Solo el personal esencial de operaciones y TI tenía que trabajar, y luego se les otorgaba una semana de descanso compensatoria. Además, nuestro año fiscal cerraba el 31 de enero, por lo que finanzas y contabilidad no tenían que trabajar en las fiestas para cerrar los balances. A diferencia de unas vacaciones tradicionales, este descanso no generaba acumulación de trabajo.
- Ronica Roth, The Welcome Elephant
2. Planificar las necesidades empresariales y comunicarlas
Usá el sentido común según las relaciones con tus clientes, las metas de fin de año y la capacidad operativa requerida. Por ejemplo, los negocios minoristas celebran las fiestas en febrero porque lo necesitan y explican esto claramente a sus empleados. Primero definí las necesidades de tu empresa y luego informales a tus colaboradores.
- Amy Feind Reeves, HireAHiringManager
3. Capacitar al equipo para cubrir funciones clave
Invertí tiempo en capacitar a tu equipo en diferentes tareas para que puedan desempeñarse en ausencia de otros durante las vacaciones. En el crecimiento de una startup, puede ser fácil querer tener todo bajo control, pero es clave fortalecer las habilidades y la confianza del equipo para que vos también puedas disfrutar un descanso y volver renovado.
- Bryan Powell, Executive Coaching Space
4. Establecer expectativas claras si no podés cerrar
Muchas empresas cierran durante las fiestas de fin de año, lo que permite un verdadero descanso para todos. Si eso no es posible en tu caso, asegurate de definir con claridad lo que necesita el negocio y que los gerentes transmitan esta información a sus equipos de manera adecuada.
- Bill Berman, Berman Leadership Development
5. Involucrar a los empleados en la planificación
Planificar con tiempo es fundamental. Las fiestas no son una sorpresa; suceden todos los años en la misma época, así que evaluá tus necesidades operativas y trabajá con tu equipo para encontrar una solución justa. Si ellos participan en la planificación, estarán más comprometidos con el resultado. Tal vez no sea perfecto, pero será una solución que sienten propia.
- Ricky Muddimer, Thinking Focus
6. Recompensar y motivar de manera creativa
Podés usar las fiestas para implementar iniciativas originales. Por ejemplo, ofrecer los viernes libres, permitir trabajo remoto los miércoles o realizar reuniones con desayunos pueden motivar al equipo. Además, podés sumar freelancers, equipos de apoyo temporal o recompensas post-fiestas, como días libres adicionales o pago de horas extra.
- Tammy Kling, Voices Speakers Bureau
7. Fomentar descansos escalonados y solicitudes tempranas
Una startup en crecimiento puede gestionar las vacaciones de fin de año estableciendo un sistema claro para las solicitudes de vacaciones con anticipación y fomentando descansos escalonados para mantener la cobertura. Capacitar al personal en tareas clave y priorizar operaciones esenciales garantizará que las actividades se desarrollen sin problemas.
- Damodar Selvam, Equifax Inc.
8. Ser justo y transparente
Es fundamental planificar con anticipación y, sobre todo, ser justo y transparente. Comunicá que la empresa busca equilibrar las preferencias individuales con las necesidades del negocio. Permití que los empleados indiquen cuándo prefieren tomarse vacaciones y ofrecé recompensas a quienes deban trabajar.
- Sandro da Silva, Bettercoach
9. Crear calendarios de disponibilidad y fomentar la coordinación
Un plan de vacaciones bien organizado empieza con la preparación. Creá calendarios de disponibilidad y promové la planificación anticipada para que los equipos puedan coordinar sus descansos mientras mantienen las operaciones activas. Esto asegura que todos tengan la oportunidad de recargar energías durante las fiestas.
- Lisa Marie Platske, Upside Thinking, Inc.
10. Distinguir lo esencial de lo postergable
Definí qué operaciones deben estar activas y cuáles pueden esperar. Muchas startups tratan todo como si fuera una emergencia, pero no siempre es necesario. En mi experiencia como fundadora, nos llevó un par de años darnos cuenta de que podíamos cerrar una semana en las fiestas sin afectar el negocio.
- Chelsea Seid, Talent Praxis
11. Aclarar la política de tiempo libre
Asegurate de que la política de vacaciones sea clara y específica para que puedas referirte a ella cuando lleguen las solicitudes. Esto incluye cómo se manejan los pedidos y cómo se distribuyen las tareas durante los períodos de alta demanda de tiempo libre. La transparencia evitará conflictos entre empleados.
- Michael Timmes, Insperity
12. Establecer un sistema de respaldo y anticipar tareas
Para gestionar las vacaciones de fin de año, dividí las tareas en críticas y no críticas, implementá un sistema de respaldo para las más importantes, adelantá tanto trabajo como sea posible y solicitá las vacaciones con tiempo.
- Martina Kuhlmeyer, Martina Kuhlmeyer Coaching and Consulting
13. Alinear responsabilidades con fortalezas
Comunicá los cierres de la empresa antes del último trimestre para que los empleados puedan planificar. Si es necesario, organizá horarios escalonados y capacitá a tu equipo. También podés asignar tareas según las preferencias de los empleados para que el trabajo se realice de forma óptima incluso bajo presión.
- Jaclynn Robinson, Nine Muses Consulting, LLC
14. Reducir riesgos en las tareas diarias
Implementá sistemas que limiten cualquier posibilidad de eventos críticos. Resolvé los problemas actuales trabajando con el equipo en las causas de raíz y desarrollando planes de gestión en conjunto. Minimizar los riesgos diarios es esencial para escenarios con menos personal. Entrená al equipo en tareas esenciales mediante simulaciones rotativas. Durante la planificación de fin de año, asumí que habrá ausencias y adaptá las expectativas en consecuencia.
- Kinga Vajda, Execute Your Intentions, LLC
15. Crear "ventanas de cobertura básica" y rotar los turnos de guardia
Podés establecer ventanas de cobertura básica en las que pequeños equipos roten turnos de guardia durante las fiestas. Esto asegura que las operaciones esenciales se mantengan mientras la mayoría de los empleados disfrutan de un descanso ininterrumpido. Compartir la carga y establecer límites claros ayuda a equilibrar el tiempo libre con la continuidad del negocio.
- Alla Adam, Alla Adam Coaching
16. Garantizar la cobertura de roles clave y el soporte ante emergencias
Podés gestionar las vacaciones implementando un cronograma escalonado para los días libres. Identificá los roles clave y asegurate de cubrirlos mediante capacitaciones cruzadas, contrataciones temporales o un plan de soporte ante emergencias. Usar un calendario compartido facilita el seguimiento de las fechas de ausencia y fomenta la comunicación abierta para coordinar al equipo. Este equilibrio permite al personal descansar y mantener las operaciones en marcha.
- Dr. Adil Dalal, Pinnacle Process Solutions, Intl., LLC
17. Contratar empleados a tiempo parcial para distribuir el trabajo
En las etapas iniciales de una startup, puede que no sea necesario contratar empleados a tiempo completo para todos los puestos. Incorporar profesionales a tiempo parcial ayuda a distribuir las cargas de trabajo de manera eficiente. Incluso si el volumen de trabajo justifica un puesto de tiempo completo, mantener dos roles parciales puede ser una solución más flexible. Esto aporta resiliencia frente a imprevistos como vacaciones, enfermedades o salidas repentinas.
- Daria Rudnik, Daria Rudnik Coaching & Consulting
