La comunicación entre distintas áreas dentro de una organización o empresa siempre presentó un desafío para los líderes que buscan que el flujo de trabajo funcione de manera organizada y sin trabas. Sin embargo, el home office complicó la comunicación entre pares. Si bien la modalidad de trabajo a distancia o la adaptación al trabajo híbrido, fue muy fructífera para muchas empresas, la problemática de la comunicación continúa en una etapa de maduración y se siguen buscando soluciones para facilitar estos procesos.
En algunos casos, aunque la estrategia de trabajo esté bien formulada, no se consiguen los resultados esperados. Esto puede suceder cuando quienes tienen que llevar a cabo el trabajo no están tan informados cómo deberían y conocen exclusivamente el trabajo que deben realizar a diario pero pierden de vista la visión general de la empresa; desconocen el trabajo de sus compañeros. Esto, por lo general, puede causar desazón y desmotivación.
Lucas Mailland, fundador de Fichap, explica que la falta de eficiencia en la comunicación interna afecta directamente a la productividad. En principio, porque obstaculiza el trabajo de las diferentes áreas que trabajan hacia la misma dirección y por los mismos objetivos. Y, por otro lado, porque los empleados pierden la sensación de equipo que es importante.
Claves para mejorar la comunicación interna
Para poder mejorar estos aspectos, lo primero que se debe hacer es una evaluación de los canales de comunicación vigentes. En este sentido, Mailland comenta que la comunicación debe ser clara y los canales deben estar abiertos bidireccionalmente. La comunicación vertical, de los líderes hacia abajo y viceversa, es muy importante ya que permite que las directivas guíen el trabajo de los empleados y que ellos puedan dar su feedback para mantener a todos en contacto directo. Es importante encontrar canales que permitan que la comunicación sea transparente y fácil de realizar, que no presente un problema para quienes necesiten hacer uso de ellos.
Desde 2020, las plataformas de comunicación e interacción son tendencia entre las organizaciones. Discord, que es una aplicación para gamers, se transformó en una real oficina virtual simple y eficaz porque permite comunicarse a través de canales de voz, video y texto.
Asimismo, plataformas como Slack o Teams no quisieron quedarse atrás en sus servicios para empresas. Slack logró innovar en julio de 2021 con su nueva funcionalidad de voz llamada Huddles, aunque este avance no fue suficiente para posicionarse delante de Discord ya que no cuenta con canal de video.
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Por su parte, Teams, plataforma de Microsoft, prepara en este momento Sesiones de Concentración, una llamativa función que persigue el objetivo de enriquecer la experiencia de los usuarios facilitándoles progresar con los trabajos de más relevancia mientras les da la posibilidad de escuchar música de fondo de Headspace.
Esta experiencia inmersiva incluye una notificación y una nueva página de modo de enfoque en la aplicación Viva Insights Teams. Los usuarios podrán apuntarse o modificar la configuración de su sesión de concentración, o reservar tiempo ad-hoc en la app.
Como se puede observar, el abanico de posibilidades de plataformas de comunicación colaborativa es muy amplio porque estas han sabido reconocer la existencia de nuevas necesidades comunicacionales a raíz del trabajo remoto, y pudieron ofrecer funcionalidades para un mejor flujo comunicativo en las organizaciones.
Por su parte, una de las soluciones de Fichap, Portal del Empleado, facilita la comunicación entre empleado y empleador, cuenta con una cartelera virtual de novedades de la empresa, cada empleado accede a información personalizada. Por ejemplo, en lo referente a ausencias, sueldo, jornadas de trabajo y más, permite que cada uno pueda gestionar sus necesidades de manera simple y privada, virtualmente sin necesidad de utilizar herramientas externas o desorganizadas como puede ser un chat o un documento compartido. La agilidad de los canales de comunicación permite que los empleados tengan más tiempo útil para priorizar su trabajo y despreocuparse por otros temas.
Encuentros virtuales afteroffice
A casi dos años del primer caso de COVID-19 y a 19 meses de que el virus llegó a Latinoamérica, las prioridades cambiaron y la forma de ver a la actividad laboral también. Actualmente, muchas compañías conciben la idea de que un modelo híbrido de trabajo contiene la llave que conduce a la mejor y mayor productividad de sus trabajadores.
En septiembre 2020, la Universidad de San Andrés en colaboración con Microsoft, realizaron una investigación donde el 80% de los encuestados respondieron que preferirían trabajar dos o más días de la semana laboral en modalidad remota, y la gran mayoría de las empresas que participaron del estudio imaginaban también que implementarían esquemas similares pospandemia.
El pasado junio, IPSOS, una reconocida organización de investigación de mercados, observó una tendencia similar. Cerca del 70% de los argentinos esperan trabajar dos o más días por semana fuera de la oficina (con un promedio de 2,7 días), mientras que las empresas informaron que planean esquemas híbridos para la pospandemia, confirmando lo que ya era un secreto a voces: el trabajo remoto llegó para quedarse.
En cuanto a recomendaciones, el CEO de Fichap comenta que para crear una sensación de unión, algo que resulta muy importante es generar espacios para que los empleados se junten no solo con motivos laborales sino también en tiempos de distensión.
Armar encuentros virtuales como afteroffice, juegos, charlas ayuda a que los empleados conecten entre sí, más allá de los momentos plenamente profesionales, para que se conozcan entre sí sin diferencia de rangos y encuentren vínculos que no solo se ajusten a lo laboral. Estos espacios también son útiles para bajar y compartir los valores de la organización.
La comunicación interna es, en definitiva, una característica esencial para el éxito de una empresa, supone la posibilidad de afianzar y estrechar la relación entre colaboradores lo que permitirá que estos se sientan más a gusto y trabajen sintiéndose parte del todo de la organización.
