Nueve funciones de ChatGPT para automatizar tareas y deshacerse del trabajo aburrido

La era de la automatización ya está acá, resistirse es inútil. Pensemos en los luditas históricos, los tejedores y trabajadores textiles británicos del siglo XIX que se rebelaron contra la nueva tecnología irrumpiendo en las fábricas y destruyendo las máquinas textiles. Hoy, con la industria textil mundial valorada en 1,7 billones de dólares, sabemos cómo terminó esa historia.

El dilema para los profesionales de hoy en día es único. Una máquina no sustituirá tu trabajo, pero alguien experto en el manejo de la última tecnología podría hacerlo. Para los empresarios, los competidores que integraron la automatización y la IA en sus operaciones tendrán una ventaja sobre las empresas que se resistan.

A nivel personal, la automatización puede ayudar a eliminar tareas aburridas, tediosas y dejar más tiempo y energía mental para proyectos significativos. ChatGPT es un gran recurso para incorporar las últimas herramientas de automatización a tus procesos diarios. Acá nueve sugerencias de la herramienta para empezar.

Controla tu bandeja de entrada

Si observamos cómo pasan sus días de trabajo los profesionales, no es de extrañar que muchas personas sientan que no pueden concretar tareas. Un estudio reciente de Microsoft reveló que las personas pasan la mayor parte de su tiempo comunicándose, y la mayoría de los encuestados afirmaron que no disponen de suficiente tiempo de concentración sin interrupciones. 

El correo electrónico consume en promedio el 15% de la jornada laboral. Eso supone 1,2 horas en una jornada típica de 8 horas y 6 a la semana: casi un día completo a la semana dedicado sólo al mail.

El problema: perdemos un tiempo innecesario rebuscando en nuestras bandejas de entrada. Las herramientas de automatización pueden ayudarte a recuperar minutos, que aumentan a horas y, con el tiempo, a días. La capacidad de ChatGPT para ayudarte a configurar filtros y reglas de correo electrónico es una forma fácil de empezar. 

Prueba ingresando el siguiente prompt: "Necesito ayuda para subir reglas y filtros de correo electrónico en [Gmail o Outlook]. ¿Podés ayudarme a crear reglas para organizar mi bandeja de entrada de correo electrónico? Me gustaría: 

- Mover correos electrónicos de remitentes específicos a carpetas designadas.
- Guardar automáticamente los archivos adjuntos.
- Categorizar los correos electrónicos en función de las palabras clave del asunto o del cuerpo.
- Eliminar o archivar automáticamente determinados tipos de correos electrónicos.
- Subir carpetas para boletines y correos promocionales".

Optimiza la comunicación 

Poco después de lanzar mi empresa, me di cuenta de que recibía regularmente los mismos correos electrónicos. A medida que la empresa creció, la naturaleza de los correos electrónicos evolucionó, pero el problema sigue siendo el mismo: podríamos dedicarle un tiempo precioso a redactar la misma respuesta de correo electrónico por enésima vez; o bien, crear plantillas para gestionar las consultas más habituales. 

Si una tarea es repetitiva, recurrente y requiere poca o ninguna intervención personal, está madura para la automatización.

Para crear plantillas, primero haz una lista de los tipos de correos electrónicos y preguntas que recibís con frecuencia. Agrupa toda la lista en categorías. A continuación, pídele a ChatGPT que prepare plantillas para cada una con la siguiente indicación:

"Necesito ayuda para crear una plantilla de correo electrónico para responder a [describí el tipo de correo electrónico]. Acá los puntos clave que me gustaría cubrir en la plantilla:

- [Describe brevemente la introducción o saludo que te gustaría usar].
- [Resume la respuesta principal o la información que quieres proporcionar].
- [Menciona cualquier acción de seguimiento o próximos pasos].
- [Especifica cómo cerrar el correo electrónico, por ejemplo con un agradecimiento]".

Una vez finalizada la plantilla, guárdala en tu programa de correo electrónico con una etiqueta fácil de reconocer. A continuación, cada vez que recibas un correo electrónico que coincida con la categoría, actualiza la información del destinatario en la plantilla y pulsa enviar.

Automatiza la creación de contenidos

ChatGPT no puede (ni debe) sustituir a la creatividad humana. No vas a escribir una gran novela. Pero puede ser una forma eficaz de ponerte en movimiento, generando borradores útiles y dándote más tiempo para flexibilizar tu creatividad. Prueba este ejercicio:

"Estoy creando un [tipo de contenido] de aproximadamente [número] palabras para [plataforma]. El tema es [breve descripción]. Me gustaría que el tono fuera [descripción del tono, por ejemplo, profesional, conversacional, persuasivo, etc.]. Acá los puntos clave que me gustaría incluir: [resumí la información, los argumentos, las conclusiones]. ¿Podrías generar un primer borrador para este contenido? Incluí también una lista de preguntas o sugerencias que puedan ayudar a mejorar el contenido o a subsanar cualquier laguna".

Una vez que tengas un primer borrador, vas a poder dedicarle el tiempo a perfeccionarlo, realizar análisis de palabras clave, editarlo, etc.

Aprovecha al máximo las reuniones

El estudio de Microsoft reveló que las personas pasan una media del 23% de su tiempo en reuniones de equipo. Si las reuniones representan casi una cuarta parte de nuestra vida laboral, será mejor que nos aseguremos de que las estamos aprovechando al máximo. ChatGPT puede unir fuerzas con otras herramientas automatizadas para eliminar el aburrido trabajo de las reuniones y permitir que te centres plenamente en el contenido real. 

Por ejemplo, puedes utilizar una herramienta impulsada por IA para transcribir las notas de la reunión y guardarlas automáticamente en un documento de Google. A continuación, puede usar la siguiente indicación para resumirla: «¿Podrías revisar la siguiente transcripción y resumir los puntos clave? Identifica cualquier laguna en las notas que requiera un seguimiento".

También puede utilizar ChatGPT para crear una agenda antes de la reunión: "Estoy elaborando un orden del día para una próxima reunión sobre [breve descripción]. Los objetivos principales son [objetivos principales de la reunión]. ¿Podrías ayudarme a organizar los temas en un orden lógico, con un tiempo asignado para cada sección? Incluí los puntos de debate relevantes, los puntos de toma de decisiones y cualquier función o responsabilidad de los participantes en la reunión".

Procesa datos y obtén perspectivas

Por último, ChatGPT puede realizar análisis de datos que requieren mucho trabajo, liberándote para que puedas centrarte en tomar decisiones basadas en datos. Puedes cargar un archivo, sea una hoja de Google, un Doc, Slide o Excel, Word o PowerPoint, directamente en ChatGPT. 

A continuación, pídele que lo procese. La herramienta de IA puede, por ejemplo, encargarse de fusionar y limpiar grandes conjuntos de datos, crear gráficos y generar perspectivas basadas en ellos. También puede generar informes que resuman los datos y compartan las conclusiones.

Acá algunas indicaciones para aprovechar el análisis de datos:

- ¿Podrías proporcionar un resumen de mi conjunto de datos y cualquier estadística descriptiva?
- ¿Podrías calcular la media, la mediana y la desviación típica de cada columna numérica?
- ¿Podrías proporcionar un resumen de las ideas clave del análisis de datos?
- ¿Podrías generar un informe completo que incluya una introducción, métodos, resultados y conclusión basada en el análisis de datos?

ChatGPT puede ser un recurso que cambie las reglas del juego en tu camino laboral, reduciendo al mínimo las tareas aburridas y trabajo pesado, y permitiendo más tiempo para el análisis crítico y la creatividad. 

Nota publicada en Forbes US.