La comunicación síncrona depende de que dos partes estén disponibles exactamente al mismo tiempo. Se deben organizar métodos de comunicación sincrónicos, como reuniones, llamadas telefónicas o de Zoom. Ambas partes deben estar física y mentalmente presentes. Durante este tipo de comunicación, las preguntas requieren respuestas inmediatas o hay un seguimiento posterior donde se realizan acciones y se atan cabos sueltos. Pero el ir y venir inmediato que tiene lugar dentro de una reunión o llamada en vivo no siempre es necesario, ni siempre es óptimo.

Las empresas y las personas están adoptando la comunicación asincrónica para tomar el control de su día, concentrarse mejor, hacer más y evitar tener reservas sólidas a expensas del trabajo real. La comunicación asincrónica toma la forma de correo electrónico, texto, cartas o notas de voz; cualquier forma de comunicación que no tenga lugar en tiempo real. En cierto modo, es como retroceder en el tiempo, pero es necesario.

Negar la necesidad de contacto en tiempo real significa menos urgencia percibida, menos distracciones y más períodos de tiempo ininterrumpidos para producir y crear. Como era la vida antes de las notificaciones, antes de que se esperara que fuéramos tan receptivos. Algunos de los más grandes empresarios, artistas e inventores se encerraron por largos períodos de tiempo, buscando soledad y espacio para pensar sin interrupciones.

Beneficios de la comunicación asincrónica:

Especialmente para las empresas con una fuerza laboral global, elegirla en vez de sincronizar significa que no hay que alinear horarios ni solicitudes intrusivas que llamen la atención para "participar en una llamada". Los profesionales pueden trabajar a su propio ritmo y de acuerdo con sus patrones de trabajo personales, al mismo tiempo que gestionan mejor las discrepancias de zona horaria.

Hacer que la comunicación asincrónica sea la norma significa que el trabajo siempre se realiza en sus términos. Saber que ningún mensaje requerirá una respuesta inmediata y que los colegas no esperarán una, despeja el camino para períodos ininterrumpidos de flujo. Sabemos que las distracciones de bajo nivel cuestan mucho trabajo, pero comunicarse solo de forma asíncrona a menos que sea absolutamente necesario significa que las respuestas se pueden agrupar a discreción de un profesional.

No tener que esperar hasta que alguien esté disponible para hablar significa que los proyectos pueden progresar, las conversaciones pueden tener lugar y los desafíos pueden resolverse sin necesidad de llamadas de Zoom. Encontrar un poco de tiempo, un lugar tranquilo y prepararse para la conversación no es necesario para los asuntos cotidianos.

Si no reserva reuniones o no tiene espacios reservados en su agenda, su horario no puede cambiar si alguien cancela. Si surge un problema, enfermedad o cuidado de niños, no es necesario cancelar nada y la respuesta simplemente llega más tarde. Las cancelaciones de última hora son una gran molestia para los profesionales que podrían haber planeado su día en torno a esa reserva.

Cambio de cultura

Los lugares de trabajo modernos se basan en la suposición de que es necesario asignar el espacio diario. Los enlaces de Calendly facilitan la reserva directa en el horario de alguien. Los teléfonos móviles facilitan hacer una pregunta rápida que podría haber sido un Google rápido. Se está robando tiempo y se está perdiendo la atención cuando podría dedicarse a trabajar en crear, producir y hacer crecer una empresa.

Las reuniones, Slack y la cultura "siempre activa" son ahora tan normales que no se cuestionan. Un miembro del equipo que rechaza una reunión y solicita un resumen por correo electrónico se considera grosero. Los compradores de productos de software esperan una demostración en persona y se sienten “engañados” al tener que ver un video de YouTube. Queremos mucho del tiempo de otras personas y regalamos el nuestro. No tiene que ser de esta manera.

El funcionamiento asincrónico puede ser una forma eficaz y eficiente de hacer las cosas mientras se mantiene productiva la comunicación dentro de un equipo. Si bien hay un lugar para la comunicación sincrónica y tiene beneficios, es probable que, en general, cueste más de lo que aporta.

Cómo hacer de lo asincrónico la norma

• Haga de la comunicación asincrónica su nueva norma al no estar disponible y decir no a las reuniones y reservas a menos que sea absolutamente necesario. 
   
• No conteste su teléfono cuando suene y capacite a sus colegas para que no necesiten una respuesta inmediata. 
   
• Proteja su horario ferozmente y haga más preguntas antes de dejar que alguien reserve un espacio. 
   
• Pregunte el propósito de la reunión, pregunte la hora de inicio y finalización, pregunte la agenda y pregunte el seguimiento requerido. Es posible que descubra que se puede hacer por correo electrónico. Si el espacio en blanco en su calendario parece desalentador, bloquee todos los días con "trabajo real" como título.
   
• Pasar de la comunicación sincrónica a la asincrónica no solo requiere un cambio de cultura, requiere un gran nivel de confianza y depende de que las personas pasen bien sus días y no sucumban a la procrastinación. 
   
• La autodisciplina y la autoconciencia a cuestas, tener autonomía, dominio, propósito y no tener la expectativa de "atender una llamada" garantizarán que los miembros del equipo prosperen y las organizaciones lo hagan a cambio.